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职业技能鉴定机构质量管理体系认证工作流程
 
时间:2007-1-1 22:07:51 来源:admin

职业技能鉴定机构质量管理体系认证工作流程
(试  行)
 
1  总则
1.1  为贯彻《职业技能鉴定机构质量管理体系标准》(以下简称《标准》),规范职业技能鉴定机构(含劳动和社会保障部职业技能鉴定中心、地方和行业各级职业技能鉴定(指导)中心,职业技能鉴定所、职业技能鉴定站及考试站,以下统称鉴定机构)质量管理体系认证过程,确保鉴定机构质量管理体系符合《标准》的要求并有效实施和保持,特制定本工作流程。
1.2  本工作流程所称“认证”,是指由劳动和社会保障部证明鉴定机构的质量管理体系符合《标准》要求的合格评定活动,主要包括申请与受理、文件审查、现场审核、审批颁证、监督管理等部分。
1.3  体系认证由劳动和社会保障部培训就业司负责,由其授权的劳动和社会保障部职业技能鉴定中心(以下简称“认证机构”)统一组织进行。
1.4  本工作流程适用于各级各类鉴定机构质量管理体系的认证,也适用于鉴定机构的内部审核。
2  申请与受理
2.1  申请的必要条件
1)能够正常开展职业技能鉴定活动。
2)按《标准》建立了质量管理体系并运行三个月以上。
3)已经进行了内审和管理评审,并且能够为现场审核提供充分的运行证据。
2.2  申请程序
鉴定机构应提前一个月填写《认证申请表》(附表1),向认证机构提出认证申请,同时提交以下信息资料:
1)有效的《职业技能鉴定许可证》。
2)质量手册和程序文件。
3)内审和管理评审等有关质量体系及其活动的一般信息。
2.3  受理申请
认证机构接到申请表后,依据2.1条的要求以及2.2条规定的相关信息资料,对申请表进行审查,做出是否受理的决定,并在15个工作日之内以《认证申请受理通知书》(附表2)的方式回复。同意受理的,说明审核时间和准备工作要求;不同意受理的,说明不受理的理由。
3  认证前的准备
3.1  认证机构同意受理认证申请后,应指定审核组长和成立审核组。审核组的规模与鉴定机构的规模及质量活动的复杂程度、规模大小有关。一般由2-3名审核员组成,其中至少有一名熟悉鉴定业务的审核员。
3.2  认证机构在现场审核前应将审核组成员名单送交申请认证的鉴定机构确认。如该鉴定机构认为审核组成员与本组织有利益冲突,可提出更换审核组成员的意见。认证机构应对此进行核查,并做出是否更换的决定。
3.3  审核员(含审核组长)应满足本工作流程12条的要求,并履行相应职责。
审核组长职责:
1)对审核进行策划,包括制定审核计划、分配审核工作。
2)组织和指导审核员。
3)主持首、末次会议,组织审核组内部沟通。
4)控制和协调审核活动,适时地与受审核鉴定机构或认证机构沟通。
5)组织审核组评审审核发现、得出审核结论,编制审核报告。
6)履行和完成审核员的职责和任务。
审核员职责:
1)根据承担的审核任务,做好审核前的准备。
2)独立完成所承担的审核任务,包括沟通及参加首、末次会议、收集审核证据、报告审核发现等。
3)参与审核发现的评审和审核结论的准备。
4)配合并支持审核组长的工作。
3.4  鉴定机构应对文件及记录进行清理和准备,并对必要的审核工作条件做出适当安排。
4  文件审查
4.1  现场审核之前,审核组应审查鉴定机构的体系文件,了解其质量保证能力是否满足《标准》要求,以便策划现场审核。
4.2  审查的内容包括质量方针、质量目标、质量手册、程序文件、组织结构和岗位职责以及体系及其活动的一般信息。
4.3  文件审查后,应记录审查中的问题,形成书面的《文件审查报告》(附表3),并在现场审核前10天送交受审核鉴定机构,同时要求该鉴定机构在现场审核之前对文件进行纠正。
4.4  如果文件审查结论为“不合格”,审核组将停止审核准备,并将《文件审查报告》分别送交受审核鉴定机构和上报认证机构。
5  现场审核准备
5.1  审核组长参照 11条确定现场审核时间,利用文件审查中获得的信息确定审核方案,并编制《现场审核实施计划》(附表4),明确审核的目的、范围、审核准则、审核员分工和现场审核日程安排。《现场审核实施计划》经认证机构负责人批准后,于审核前10天通知受审核鉴定机构。
5.2  实施现场审核活动前,审核组长应组织审核组的内部沟通,沟通一般包括如下内容:
1)审核组长向本组审核员介绍受审核鉴定机构概况,说明注意事项。
2)由熟悉受审核鉴定机构的审核员介绍鉴定机构服务过程的特点及控制要点,对其他审核员进行适当的专业知识培训。
3)审核组长说明审核计划,对审核员进行分工。
5.3  审核员应根据所承担的审核工作,了解和熟悉受审核鉴定机构质量管理体系信息,对现场审核进行策划并编制《检查、记录表》(附表5),并应得到审核组长的批准。
6  现场审核
6.1  现场审核是在受审核鉴定机构现场实施的审核活动。包括召开首次会议、现场收集证据、形成审核发现、形成审核结论、沟通(审核组内部沟通、审核组与受审核鉴定机构以及与认证机构沟通)、召开末次会议。审核组通过这一系列活动收集客观证据,以评定受审核鉴定机构质量管理体系的运行与体系文件的规定是否一致,证实该质量管理体系符合《标准》要求的程度,并做出审核结论。
1)现场审核前,由审核组长主持召开首次会议(审核组成员和受审核鉴定机构管理层参加)。审核组长介绍审核组成员及其分工以及现场审核活动的相关事宜,受审核鉴定机构介绍管理层成员及其职务。
2)首次会议以后,审核员按《检查、记录表》查阅、收集、验证与审核准则有关的、能够证实的记录、客观事实、陈述等信息作为审核证据并进行记录(包括能够证实受审核鉴定机构质量管理体系有效运行的信息和涉及到不合格事实的信息)。
3)每天现场审核活动结束后,审核组长主持对当天的审核情况进行内部沟通,评价收集的审核证据。当全部审核活动完成以后,审核员对审核证据进行全面的汇总、比较和分析,以确定审核发现。
4)审核组在汇总、分析所有审核发现的基础上,对受审核鉴定机构质量管理体系的符合性、有效性做出评价。包括:
a)质量管理体系文件与《标准》的符合程度以及删减的符合性;
b)质量管理体系的实施现状及其有效程度;
c)质量管理体系持续改进机制是否建立。
5)根据评价的结果做出“推荐通过认证”、“有条件推荐通过认证”或“不推荐通过认证”三种审核结论(见附件)。
6)审核组在做出审核结论之后,应与受审核鉴定机构领导层进行沟通,通报审核发现和审核结论,以澄清疑问,解决分歧,并商定完成纠正和预防措施的时限。如果受审核鉴定机构对审核结论有不同意见,且不能与审核组达成共识,审核组应当记录所有的意见。
6.2  审核组长主持召开末次会议(参加人员同首次会议)。审核组长总结审核情况,宣读《不合格报告》(附表6),宣布审核发现和审核结论,提出实施纠正和预防措施的要求以及其他说明,并给予受审核鉴定机构对审核结果和说明提出质疑的机会。
7  审核报告
7.1  现场审核结束后,审核组长(或组长授权审核员)编制《审核报告》(附表7)。报告内容必须包括审核目的、审核范围、审核准则、审核组成员、审核日期和地点、审核发现、审核结论、对受审核鉴定机构质量管理体系中潜在问题提出的改进方向。必要时还可包括审核计划、受审核鉴定机构代表名单、审核过程综述、跟踪活动的安排、审核组与受审核鉴定机构之间未解决的分歧意见等。
7.2  审核结束后一周内,审核组长向认证机构提交《审核报告》以及相关审核记录,包括《文件审查报告》、《现场审核实施计划》、《检查、记录表》、《不合格报告》等。
7.3  除非有法律要求或得到受审核鉴定机构批准,审核员不得向任何他方泄漏与审核有关的信息,包括《审核报告》中的内容或审核中获得的商业、管理等方面的信息。
8  跟踪实施
受审核鉴定机构针对《不合格报告》所列的内容,实施纠正、预防和改进措施后,向审核组长(或认证机构)报告实施情况,审核组长(或认证机构)对上述措施的完成情况进行跟踪验证,并做出判断和记录,填写《纠正措施验证报告》(附表9)。一般三个月内关闭整个审核过程。
9  审批颁证
认证机构对《审核报告》和相关资料进行评审后,对审核结论的公正性、客观性进行评定,并做出审定结论。认证机构负责人根据审定结论报劳动和社会保障部培训就业司批准后,做出准予注册颁证的决定,并由认证机构将审批结论及时以书面形式通知受审核鉴定机构,适时颁发职业技能鉴定机构质量管理体系认证证书。
10  监督审核和管理
10.1  认证证书有效期为三年。其间认证机构负责对受审核鉴定机构质量管理体系进行年度监督审核和管理,以督促体系有效实施和保持。监督审核每年一次,其中首次监督审核在获证半年后进行。认证证书有效期内进行的历次监督审核,应覆盖《标准》涉及的全部过程及部门(允许删减或合并的除外)。
10.2  认证证书有效期届满时,根据获证机构的重新认证申请,认证机构按照初次审核的程序和方法对获证机构质量管理体系进行再次认证。
10.3  若受审核鉴定机构的鉴定范围发生变化,再次认证时的审核范围应与初次审核不同;若鉴定范围不变,再次认证时抽查的样本可略少于初次审核,审核时间也可适当减少,大约相当于初次审核的2/3。
11  初次审核参考时间
“审核时间”包括审核组进行审核策划的时间、文件审核时间、现场审核及现场审核后编写报告所使用的时间。但总的现场“审核时间”不应低于下表所列相应时间的70%,即使在有些情况下需要增加审核策划和/或报告的编写时间,也不能因此减少现场审核的时间。审核员旅途所用时间不包括在审核时间之内。
初次审核参考时间

鉴定机构员工数
初次审核时间
1-5人
3人日
6-10人
4人日
10-20人
5人日

注:根据受审核鉴定机构的鉴定职业、设备和服务项目的复杂程度,可以对初次审核时间做适当调整。
12  审核员资格条件
12.1  应具备的个人素质
1)具有中等教育以上学历(含中等教育),并具有中级以上技术职称或技师以上职业资格。
2)正直诚实,能正当地获取证据,并做出客观公正的评价,使审核结论不受隐含利益和偏见的影响。
3)具备一定的口头沟通能力,能够接受不同意见,能根据逻辑推理和分析得出结论。
4)具有一定的文字表达能力。
12.2  应具备的业务素质
1)能正确理解《标准》的内容(包括《标准》对不同级别鉴定机构要求的差别)、熟悉与鉴定有关的法律法规。
2)熟悉受审核鉴定机构组织结构及其职能、各组成部分之间的相互关系、受审核鉴定机构的业务。
3)参加20小时以上的审核培训并考试合格,能够按照本工作流程的规定策划并实施审核。
12.3  审核组长除符合审核员条件以外,还应具备领导审核组和管理审核过程的知识和能力。
12.4  审核员的注册、聘用与管理办法另行通知。
附件:关于审核结论的说明
附表:1.《认证申请表》
2.《认证申请受理通知书》
3.《文件审查报告》
4.《现场审核实施计划》
5.《检查、记录表》
6.《不合格报告》
7.《审核报告》
8.《首/末次会议签到表》
9.《纠正措施验证报告》
 
附件
关于审核结论的说明
 
1)下述情况,应该做出“推荐通过认证”的结论:审核中没有发现严重不合格项,或者发现较少一般不合格项,且受审核鉴定机构在现场审核期间就采取纠正措施,并经审核组验证有效。
2)下述情况,应该做出“有条件推荐通过认证”的结论:审核中发现1个严重不合格项或数个一般不合格项,受审核鉴定机构在现场审核期间没有采取纠正措施或没有完成纠正措施。(受审核鉴定机构在约定的时间内采取纠正措施,经审核组验证有效后,审核组也可以做出“推荐通过认证”的结论。)
3)下述情况,应该做出“不推荐通过认证”的结论:审核中发现多个造成系统性失效和/或区域性失效的严重不合格项。(待鉴定机构对所有问题采取纠正措施后可以重新向认证机构提出认证申请。)
   

 

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